Gestión documental con el historial de versiones de Drive

 

Bueno, bueno... tiempo hacía que no abría el editor de Blogger para escribir en este espacio. Aquello de que lo urgente pasa por encima de lo importante es una verdad como un templo. Pero al grano, voy a ver si saco unos minutos para hablar sobre esa característica recientemente introducida en el historial de versiones de los documentos nativos de Google Drive que permite etiquetar los distintos estados de revisión del documento. Algo realmente práctico, como veremos.

Hasta no hace demasiado tiempo cuando nos dirigíamos al historial de versiones de un documento nativo de Drive (documentos, hojas de cálculo y presentaciones, por el momento no está desgraciadamente disponible para dibujos, sitios web ni formularios) nos encontrábamos con algo como esto:

En el panel que se despliega observamos una serie de instantáneas del documento en diferentes momentos, a lo largo de su ciclo de vida, que podemos revisar o recuperar a voluntad utilizando los sencillos controles en pantalla. Esto ha sido así desde el principio de los tiempos y si eres usuario de G Suite seguramente esta función te habrá salvado la vida en más de una ocasión, especialmente en contextos de trabajo colaborativo.

Que un sistema de gestión documental (y Drive, aunque básico, no deja de serlo) incorpore control de versiones es fundamental, no solo por las razones más obvias relacionadas con posibles errores de edición o la posibilidad de hacer marcha atrás con ciertos cambios que en un momento determinado se consideran inadecuados, sino también para satisfacer requerimientos normativos o reglamentarios, por ejemplo los que marcan sistemas de gestión de calidad como la norma ISO 9001 en sus apartados de control de la documentación.

Recuerdo que cuando implantamos G Suite (Apps, en aquel momento) en mi centro pensé en convertir a documentos nativos todos los procedimientos e instrucciones del sistema de calidad del que soy responsable precisamente para ahorrarme tener que andar congelando y archivando copias de documentos que se iban actualizando de modo manual.

Pero disponer de una línea de tiempo con "fotos" del documento en sus diferentes estados de evolución no es suficiente. ¿Por qué razón? Pues porque no resulta sencillo determinar cuáles de ellas se corresponden con estados de revisión formales. En aquel momento (corría el 2010) el control de versiones de Drive daba para lo que daba, por lo que finalmente opté por montarme una aplicación sobre Microsoft Access con algunas funciones escritas en Visual Basic para Aplicaciones para automatizar procesos repetitivos tales como archivar versiones obsoletas, generar PDFs a partir de archivos de texto de Word, enviar correos de notificación a los usuarios cuando se actualizaban procedimientos y alguna que otra cosilla más. Y claro, toda la documentación residía en una carpeta pública compartida en un servidor de documentos dentro de los confines de la red local del centro. De nube, nada.

Una viejuna aplicación casera de gestión documental para sistemas de calidad ISO 9001

Ahora, afortunadamente, gracias a esta nueva capacidad que ha sido incorporada al historial de versiones, las versiones con nombre, finalmente he podido prescindir del tinglado anterior para pasar a gestionar totalmente la documentación del sistema de calidad de mi organización únicamente en Drive. ¿Y de qué modo? Veámoslo.

Partimos de un documento nativo almacenado en nuestro Drive en un estado de revisión formal identificado, por ejemplo, como R01. Naturalmente, esta codificación es totalmente arbitraria y simplemente se facilita a modo de ejemplo. Antes de introducir las modificaciones que lleven al documento a su versión R02 tomaremos una instantánea de su estado actual (inicial) y la etiquetaremos:

Etiquetando un estado de revisión.

A continuación efectuaremos los cambios correspondientes. Podemos tenerlos pre-editados en otro documento de texto y simplemente copiar y pegar sobre el original para que la actualización de su contenido se produzca en tiempo cercano a cero, de modo que ningún usuario alcance a ver el documento en un estado de edición incompleto. ¡Cuidado! Si tenemos la tentación de hacer una copia del documento original para trabajar sobre ella tranquilamente comprobaremos que el historial de cambios se pierde en el duplicado puesto que se trata de un documento nuevo.

Aquí yo me limitaré a modificar el título y la versión del documento en el encabezado:

Ahora solo tendremos que volver a hacer Archivo → Historial de versiones → Poner nombre a la versión actual, empleando en este caso la etiqueta R02.

Y ya está. En el panel del historial de versiones únicamente habrá que activar el interruptor Mostrar solo las versiones con nombre para que se esfumen (temporalmente) todas las instantáneas que se han generado automáticamente y solo se muestren aquellas que hemos etiquetado y que se corresponden realmente con nuestros estados formales de revisión.

Visualizando solo las versiones con nombre del historial de versiones.

Si partimos de un documento que ya ha sufrido cambios a lo largo del tiempo quizás tengamos que identificar sus estados de revisión tanteando en el historial de versiones. De encontrarnos en esa situación nos vendrá muy bien saber que a través del menú contextual que aparece al hacer clic sobre los 3 puntitos a la derecha de la fecha y hora de cada versión podremos invocar también el comando Poner nombre a esta versión. También podemos simplemente hacer clic sobre la fecha o nombre de la versión, si ya ha sido establecida previamente.

Poniendo nombres a las versiones en el panel del historial de cambios.

Por último, tras realizar los cambios oportunos en el documento y etiquetar el estado de revisión del mismo solo nos queda notificar la actualización a las personas a las que pudiera afectar. Si hemos definido una lista de control de acceso explícita esto será tan sencillo como hacer Archivo → Enviar correo electrónico a colaboradores para a continuación seleccionar los usuarios y/o grupos a notificar e incluir quizás un mensaje explicativo:

Notificando cambios.

Y un último apunte (ahora sí): cuando exploramos el historial de versiones para averiguar cómo era el documento en estados de revisión anteriores por defecto se destacarán las modificaciones realizadas en cada uno de ellos. Esto resulta muy útil para identificar los cambios de un vistazo, pero en ocasiones puede resultar confuso. Si la edición realizada ha afectado drásticamente al documento puede aparecer gran cantidad de texto tachado, elementos aparentemente duplicados, etc. Si esto nos llega a incomodar conviene recordar que podemos desactivar la casilla de verificación Mostrar cambios en la parte inferior del panel del historial de versiones:

Reconozco que me apetecía hablar en este artículo acerca del uso de estas versiones con nombre en un contexto no estrictamente relacionado con la práctica docente, sino más bien en el ámbito de los procesos de gestión de una organización, como puede ser un centro de formación. No obstante esta estrategia puede saltar al aula con gran facilidad. Por ejemplo, se me ocurren estos dos escenarios de uso más o menos generales:

• Organizar en un único documento, de modo compacto, las distintas versiones de un mismo material didáctico que preparamos, diferenciando así las instancias del mismo que usamos en cursos sucesivos.
• Congelar el estado de edición de un documento a lo largo de los hitos de un proyecto o trabajo realizado colaborativamente en clase para poder valorar comparativamente su evolución.

Y tú, ¿cómo utilizarías las versiones con nombre de Google Drive?