Cómo distribuir formularios (otra vuelta de tuerca)


Preparando uno de los recientes artículos de este blog, concretamente este, creí haber dado con una forma de compartir públicamente el diseño de un formulario sin conceder acceso en edición de modo indiscriminado al mismo. Y digo creí porque cuando me disponía a escribir el correspondiente artículo aprovechando la festividad del 1 de noviembre, me di cuenta de que Alice Keeler, en uno de sus tweets de ese mismo día, rescataba una entrada publicada hace meses en su blog donde explicaba exactamente el mismo procedimiento que yo pensaba proponer. Realmente la dedicación y el entusiasmo de Alice es absolutamente admirable, creo que no queda rincón de las G Suite que haya dejado sin remover en su labor como divulgadora en el ámbito de las TIC/TAC. Por cierto, ¿alguien que la conozca personalmente sabe si realmente es una replicante que no necesita dormir? (dicho con todo el cariño y admiración del mundo).


No obstante, dado que ya tenía casi lista mi propia publicación y creo que es este un truco muy conveniente que se merece máxima difusión, voy a tirar adelante de igual modo y, de paso, añado una pequeña vuelta de tuerca (o dos) de mi propia cosecha a esta cuestión.

¿Cuál es el problema?

Has creado un formulario estupendo (de evaluación, de recogida de datos, etc.) y deseas compartirlo con el mundo mundial. Pero no quieres, claro, que alguien puede modificar su (¡tu!) diseño sin hacerse previamente una copia.

Como sabes, cuando se comparten documentos, hojas de cálculo, presentaciones o dibujos de Google Drive tenemos la posibilidad de conceder acceso en lectura o en edición a cualquier usuario que reciba el enlace.


Además, si se utiliza una cuenta de G Suite (no personal), se dispone de dos opciones adicionales para limitar la visibilidad a los usuarios del propio dominio:


El problema surge al comprobar que un formulario es otra historia. Por naturaleza, su versión rellenable es totalmente pública (o limitada al dominio de G Suite) en cuanto es activado:


Por otro, si deseamos que un tercero acceda a la trastienda para conocer con detalle cómo está construido, no tendremos más remedio que añadir al usuario como colaborador:


Si nuestra intención no es la de diseñar un formulario de modo colaborativo sino la de darle visibilidad para que otras personas puedan reutilizarlo, esta no es en absoluto una solución aceptable puesto que los colaboradores deberían tener la precaución de hacer una copia antes de realizar modificación alguna sobre el formulario compartido inicialmente.



Por otro lado ¿qué pasa si tratamos de modificar los permisos del formulario desde la interfaz web de escritorio del propio Google Drive?


Pues lo que puedes ver, que el acceso solo puede concederse en edición.

¿Y la solución?

No voy a extenderme en este aspecto, podéis leer a la propia Alice Keeler en su artículo original ya mencionado. Básicamente, la idea feliz consiste en crear previamente una carpeta y compartirla en lectura con cualquiera que reciba el enlace para, después, crear en su interior el formulario o moverlo dentro de ella, si ya existe.

Mágicamente, este formulario adquirirá una inexplicable visibilidad pública pero con acceso en solo lectura, como hemos comprobado imposible de ajustar manualmente al intervenir directamente sobre sus ajustes de acceso:


A continuación, Alice propone tomar su URL para compartir y cambiar el sufijo /edit por /copy... y ¡prueba superada!

Esta misma estrategia (compartir la carpeta contenedora del formulario con permisos de solo lectura) también puede emplearse para dar acceso únicamente a usuarios específicos.

Ahora... la(s) vuelta(s) de tuerca.

El truco no deja de ser curioso y hace pensar en algún tipo de inconsistencia en las funciones de compartición de Drive, el caso es que funciona perfectamente... aunque quizás deje de hacerlo en cualquier momento tras alguna de esas continuas actualizaciones, quizás silenciosa, a las que Google nos tiene acostumbrados.

No obstante hay otras formas de conseguir esto. Por ejemplo, basta con utilizar el botón Obtener enlace para compartir en la interfaz de Google Drive:


Ahora tomaremos el URL para compartir y sustituiremos el sufijo /edit, pero en lugar de por /copy emplearemos /template/preview. De esta forma la persona interesada en nuestro formulario podrá verlo, para decidir si realmente le interesa, antes de obtener una copia como plantilla:

https://docs.google.com/forms/d/1NpG...144/template/preview


Este ajuste de visibilidad fantasma también puede conseguirse utilizando las apps de Google Drive para Android e iOS, lo que refuerza, en mi opinión, esa impresión acerca de que esto no es otra cosa que un pequeño descuido por parte de Google en la funciones de compartir formularios.

¿Y desde una cuenta de G Suite?

Si te has fijado en las capturas anteriores, verás que se han obtenido utilizando una cuenta de Gmail personal, en lugar de una institucional, de G Suite, como es probablemente la tuya. ¿Qué pasará si seguimos este procedimiento alternativo sobre una cuenta corporativa?

Al utilizar ahora el botón Obtener enlace comprobaremos que la visibilidad del formulario quedará confinada al dominio de G Suite. Mala cosa si lo que pretendemos es hacerlo totalmente público.


Si intentamos reajustar los permisos utilizando el cuadro de diálogo Configuración para compartir veremos que aunque podemos ampliar la visibilidad, el modo de acceso quedará fijado inexorablemente a Puede editar:


Y si tratamos de utilizar las apps para dispositivos móviles tampoco tendremos mejor suerte, puesto que no hay forma posible con ellas, hasta donde yo se, de romper los límites del dominio de G Suite:


¿Y qué podemos hacer entonces? Lo resolveremos en dos pasos:
  1. Ajustar la visibilidad del formulario a Cualquier usuario que reciba el enlace puede editar utilizando la interfaz de Google Drive desde un navegador de escritorio.
  2. Acceder al formulario, ahora desde la app para móvil o tableta, y cambiar el ajuste a Puede ver. Al fin y al cabo, todos tenemos móvil ¿verdad?

Seguidamente tomaremos el URL modificado del mismo modo indicado más arriba, sustituyendo /edit por /template/preview. Y así nuestro formulario ya será libre.

Probablemente en este caso el apaño con la carpeta propuesto por Alice Keeler resulte más directo.

Para terminar, me gustaría comentar un último detalle: si un formulario cuyos permisos de acceso han sido ajustado del modo descrito en este artículo dispone de una hoja de cálculo asociada y esta es compartida con otros, al realizar una copia de ella el usuario obtendrá en su propio Drive réplicas tanto de la hoja de cálculo como, automáticamente, del propio formulario.

En fin, algunos recovecos de G Suite siguen sumergidos en cierto misterio :-).

Comentarios