Tareas en documentos de Google Drive


Un sencillo briconsejo para Google Drive que cada vez encuentro más útil...

Seguramente utilizarás alguna herramienta de gestión de tareas. El problema es que sin salir del Googleverso hay muchas: Calendar, el cajetín de tareas de Gmail, los recordatorios de Keep... y eso por no hablar de otras aplicaciones específicas como Asana o Freedcamp. Personalmente me encuentro a menudo desparramando anotaciones y recordatorios en un montón de sitios en función de su tipo, pero también del momento y la oportunidad. Un desastre.

Recientemente me he aficionado a utilizar los comentarios que podemos dejar en los editores de documentos de Google Drive para organizarme. Después de todo, muchas de las cosas que tenemos que acordarnos de hacer están contextualizadas en un documento de texto, hoja de cálculo, presentación o dibujo nativo de Drive. Los comentarios facilitan el intercambio de opiniones entre las personas involucradas en la edición y revisión de un documento, pero es que además ofrecen la relativamente poco conocida posibilidad de asignar tareas a personas específicas. Si esa persona eres tú mismo la cosa se pone interesante.

Asignando tareas en un documento de texto.

En esta página de la ayuda de Google se explica con detalle todo lo que podemos hacer con los  comentarios. Y sí, aunque en el artículo enlazado se los deja fuera, todo eso también es extensible al editor de Dibujos.

...y ahora en un Dibujo de Google.

No es posible establecer plazos ni recordatorios en estas tareas (auto) asignadas, solo marcarlas como completadas en su momento. Tampoco aparecen en ningún otro lugar que no sea las propias vistas de lista y cuadrícula de archivos de Google Drive, en las que aquellos en los que tengamos tareas asignadas se mostrarán junto a un indicador numérico que representa su cardinalidad.


No obstante, sí podemos apañárnoslas para identificar de un vistazo todos los documentos de Drive en los que tengamos tareas abiertas. Para ello solo tenemos que dirigirnos a la búsqueda avanzada y seleccionar en Seguimiento la opción Solo tareas o, lo que es lo mismo, utilizar la expresión followup:actionitems, que naturalmente podemos combinar con cualquier otro criterio de búsqueda para afinar aún más.


Pero veámoslo com una secuencia animada.

De la búsqueda avanzada a marcadores.

Como puedes apreciar, resulta muy conveniente utilizar el URL resultante de la búsqueda avanzada para crear un marcador que nos permita acceder rápidamente a la lista de documentos que requieren nuestra atención. Yo he utilizado para ello el panel de acceso rápido de Vivaldi, que me parece extraordinariamente útil y configurable, pero cualquier navegador, con sus favoritos, marcadores o comoquiera que se llame el mecanismo que emplee para catalogar direcciones web, nos hará el papel.

Una vez tengamos en pantalla esta lista bastará con hacer clic en el globo que indica el número de tareas pendientes de cada documento para abrirlo y acceder a ellas.

Lista de documentos con tareas pendientes.

Ahora ya solo tenemos que acordarnos de revisarlas, claro.

Comentarios

  1. Estoy de acuerdo. Yo lo uso poco de momento pero le veo mucho potencial.
    Sería una buena opción pero si el texto de los comentarios se pudiese encontrar con las búsquedas de drive.

    De momento ese texto es invisible para los buscadores. Espero que Google pronto lo solucione.

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  2. Para gestionar mis tareas personales uso Todoist, pero me parece una excelente alternativa para dar seguimiento a proyectos colaborativos.
    No conocía la búsqueda followup:actionitems ¡Gracias!

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  3. Gracias a ambos por comentar. Totalmente de acuerdo con lo que planteas, Roberto.

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  4. Es un artículo muy bien escrito, buen trabajo. ¿Alguna posibilidad de que puedan revisar Bitrix24 también para sus futuras publicaciones relacionadas con el CRM, Marketing y Gestión de Proyectos?

    Somos una empresa de proyectos totalmente gratuita con tareas y proyectos ilimitados. A diferencia algunas aplicaciones, tenemos seguimiento en tiempo libre, diagramas de Gantt, dependencias de tareas y facturación. Y también tenemos un módulo de gestión de clientes con todas las funciones (CRM) con automatización. No somos tan grandes como algunas empresas, pero con más de 3 millones de usuarios tampoco somos pequeños. Estaríamos muy, muy agradecidos por su consideración de revisión. Gracias de antemano y buen día!

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